Dans un projet financé par un partenaire technique et financier, presque chaque dépense passe par un marché : travaux, fournitures, services, consultants. Le plan de passation des marchés recense ces marchés, fixe la méthode de sélection de chacun et en planifie les étapes. Un plan réaliste fait avancer le projet ; un plan approximatif le bloque pendant des mois.
Partir du budget et du cadre logique
Le plan se construit à partir des activités prévues et du budget. Chaque ligne budgétaire qui donne lieu à un achat devient un marché, ou rejoint un marché plus large. Cette étape oblige à vérifier que les besoins sont définis : un marché dont les spécifications ne sont pas prêtes ne peut pas être lancé à la date prévue.
Choisir la bonne méthode
La méthode de sélection dépend de la nature du marché, de son montant estimé et des règles du bailleur. Les accords de financement fixent des seuils, des méthodes autorisées et les marchés soumis à l’examen préalable du bailleur. Il faut les appliquer marché par marché.
Un point de vigilance : regrouper ou diviser les marchés doit répondre à une logique technique. Fractionner un besoin pour passer sous un seuil est interdit et peut entraîner l’inéligibilité des dépenses.
Planifier avec des délais réalistes
Chaque marché suit une chaîne d’étapes : préparation du dossier, avis du bailleur le cas échéant, publication, délai de remise des offres, évaluation, nouvel avis, attribution, signature. Le plan doit prévoir pour chacune un délai réaliste, y compris le temps de réponse du bailleur et celui des commissions internes.
Les retards les plus fréquents viennent :
- de spécifications techniques ou de termes de référence non finalisés ;
- de délais d’évaluation sous-estimés ;
- de demandes de non-objection incomplètes, qui reviennent avec des observations ;
- d’un plan qui n’est plus mis à jour après les premiers mois.
Un document vivant
Le plan de passation n’est pas un document de démarrage que l’on range. Il se met à jour régulièrement et à chaque changement significatif, avec l’accord du bailleur lorsque celui-ci est requis. Suivi avec le tableau de bord du projet, il devient l’outil qui montre à la direction, semaine après semaine, ce qui avance et ce qui bloque.
En résumé
- Partir des activités et du budget, pas d’une liste d’achats.
- Appliquer les seuils et méthodes de l’accord de financement, marché par marché.
- Prévoir des délais réalistes, y compris ceux du bailleur.
- Tenir le plan à jour et le suivre avec le tableau de bord.
